Što je poslovni proces? Zašto je bitna vrsta poslovnog procesa? Koje vrste poslovnog procesa postoje? Na ova i brojna druga pitanja odgovore saznajte u članku.
Poslovni proces je podatak obavezan na eRačunima, a koji opisuje kakav poslovni događaj stoji iza računa: je li riječ o isporuci robe, pružanju usluge, avansnom plaćanju, izdavanja korektivnog računa i slično.
Ispravan odabir procesa osigurava točnost poslovne dokumentacije i usklađenost s računovodstvenim i poreznim pravilima.
Što označava vrsta poslovnog procesa?
Vrsta poslovnog procesa označava kako se transakcija odvija i u kojem kontekstu se izdaje račun. U sustavima za eRačune (npr. Parra) procesi su standardizirani i označeni šiframa P1–P12 (i P99), pri čemu svaka šifra predstavlja konkretan poslovni scenarij.
U nastavku su objašnjenja svih standardnih procesa:
P1 – Izdavanje računa za isporuke roba i usluga prema narudžbenicama na temelju ugovora
Postoji ugovor koji definira uvjete, a Kupac naručuje pojedine isporuke kroz narudžbenice (što, koliko, gdje i kada). Prodavatelj nakon isporuke izdaje račun, a po potrebi može uključiti umanjenja (npr. povrat depozita za ambalažu) ili poslati odobrenje.
P2 – Periodično izdavanje računa za isporuke roba i usluga na temelju ugovora
Računi se izdaju unaprijed dogovorenom dinamikom (mjesečno, kvartalno), neovisno o stvarnoj količini isporuke ili potrošnje. Tipično je za usluge po modelu pretplate/paušala (npr. komunalije ili ugovorene usluge dostave) gdje je cijena vezana uz vremensko razdoblje.
P3 – Izdavanje računa za isporuku prema samostalnoj narudžbenici
Nema zasebnog ugovora, nego se narudžbe rade po potrebi (telefon, internet ili drugi kanal) i narudžbenica je osnova za isporuku. Svaka isporuka rezultira računom, a Prodavatelj može dodatno potvrditi narudžbenicu kao dokaz dogovora.
P4 – Plaćanje unaprijed (avansno plaćanje)
Kupac unaprijed plaća predujam za naručenu robu ili uslugu, prije nego što se isporuka izvrši. Nakon isporuke izdaje se račun za isporuku i predujam se na njemu obračunava/stornira, tako da se plati samo preostali iznos ako postoji.
P5 – Plaćanje na licu mjesta
Kupnja se dogovara bez formalnog ugovora ili narudžbenice, a plaćanje ide odmah (najčešće karticom ili gotovinom). Račun se može izdati prije, tijekom ili nakon isporuke, ali mora jasno pokazati način plaćanja i da je iznos već podmiren.
P6 – Plaćanje prije isporuke na temelju narudžbenice
Narudžbenica je razmijenjena između Kupca i Prodavatelja, ali je dogovor da se uplata izvrši prije isporuke. Kupac plaća unaprijed za konkretnu narudžbu, a isporuka se realizira nakon evidentirane uplate.
P7 – Izdavanje računa s referencama na otpremnicu
Prodavatelj izdaje otpremnicu kao dokument koji prati robu (prije isporuke ili zajedno s njom) i opisuje što se šalje. Račun se zatim izdaje s jasnom referencom na otpremnicu i treba sadržajno odgovarati onome što je otpremljeno.
P8 – Izdavanje računa s referencama na otpremnicu i primku
Uz otpremnicu, Prodavatelj prije fakturiranja čeka primku Primatelja kao potvrdu da je roba/usluga zaprimljena i eventualno s napomenama o odstupanjima. Račun se izdaje s referencama na otpremnicu i primku te se temelji na stvarno potvrđenom prijemu.
P9 – Odobrenja ili računi s negativnim iznosima, izdani zbog raznih razloga, uključujući i povrat prazne ambalaže
Kad se radi povrat robe, odobrava popust ili vraća ambalaža/depozit, iznos se umanjuje pa se izdaje negativan račun ili odobrenje. Dokument se veže uz točno određenu osnovu (isporuku, narudžbu, ugovor ili prethodni račun), a ponekad se obračun radi i zbirno (npr. kvartalno/godišnje).
P10 – Izdavanje korektivnog računa (storniranje/ispravak računa)
Ako je prethodni račun pogrešan (količina, cijena, PDV, opis ili uvjeti), izdaje se korektivni dokument koji ispravlja stanje. Ispravak se može provesti potpunim poništenjem pa izdavanjem novog računa ili slanjem korekcije samo za razliku, uvijek uz referencu na izvorni račun.
P11 – Izdavanje djelomičnog i konačnog računa
Kod poslova koji se izvode u fazama (npr. građevina) izdaju se parcijalni računi tijekom izvedbe, prema napretku radova. Na kraju se izdaje konačni račun koji zbraja ukupnu vrijednost i povezuje se na parcijalne račune, a može uključiti i PDV koji ranije nije bio iskazan.
P12 – Samoizdavanje računa
Kupac izdaje račun u ime Prodavatelja, ali uz prethodni dogovor i jasno definiranu proceduru prihvata između strana. Račun mora biti označen kao samoizdavanje i usklađen s propisanim pravilima, kako bi obje strane imale isti i valjan dokument.
P99 – Poslovni proces koji definira kupac
Kupac definira specifična pravila procesa (naručivanje, isporuka, potvrde i fakturiranje) prema svojim potrebama. Detalji ovise o dogovoru i internim pravilima Kupca te načinu na koji ih Prodavatelj prihvati.
Primjeri iz prakse
Primjer 1: mjesečna licenca za softver
Prodavatelj mjesečno izdaje račun za licencu prema ugovoru (pretplata/paušal), neovisno o pojedinačnim isporukama. → P2
Primjer 2: predujam + završetak posla + konačni obračun
- Strane su ugovorile posao, a Kupac u 1. mjesecu uplati 500 EUR predujma te se za taj predujam izdaje odgovarajući račun. → P4
- U 2. mjesecu, nakon završetka posla, predujam se stornira/ispravlja korektivnim dokumentom u iznosu 500 EUR, uz referencu na prethodni račun za predujam. → P10
- Zatim se izdaje konačni račun koji obuhvaća ukupno izvršene usluge/robu i završni obračun (uz povezivanje na prethodne dokumente, gdje je primjenjivo). → P11
Primjer 3: kupnja u fizičkoj poslovnici na R1 (na firmu) uz plaćanje odmah
Poduzetnik kupuje robu/uslugu u fizičkoj poslovnici i odmah plaća (karticom ili gotovinom), a račun se izdaje na firmu bez prethodne narudžbenice ili ugovora. → P5
Zašto je važno odabrati točan proces?
Točno odabrana vrsta poslovnog procesa:
- osigurava ispravnu klasifikaciju računa,
- smanjuje mogućnost odbijanja eRačuna od strane primatelja,
- omogućuje pravilno knjiženje i obračun PDV-a,
- olakšava reviziju i internu kontrolu,
- doprinosi boljoj automatizaciji poslovanja.
Kako biste odabrali točan poslovni proces u Parri pročitajte uputu.
